Tulisan 3 : Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan
DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS
PEKERJAAN
1.
Rancangan
Pekerjaan
Dalam suatu organisasi
terdapat banyak aktivitas yang harus diselesaikan dengan baik untuk mencapai
tujuannya. Berbagai aktivitas memiliki beragam karakteristik yang membedakan
satu jenis pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Perbedaan – perbedaan
karakteristik ini menuntut agar suatu pekerjaan perlu pengenalan atau
identifikasi dengan baik agar dapat dikerjaan sesuai dengan hasil yang
diinginkan. Agar dapat memberikan hasil yang efektif dan efisien, suatu
pekerjaan perlu dilakukan perancangan. Tanpa melakukan perancangan pekerjaan
agar menimbulkan kemungkinan – kemungkinan kesalahan dalam pengerjaan sehingga
memberikan hasil yang tidak sesuai dengan keinginan. Akibat lain yang
ditimbulkan terdapat pengeluaran biaya besar disebabkan pemborsan penggunaan
bahan dan terlambatnya kegiatan proses produksi.
Rancangan pekerjaan (job
design) adalah suatu proses yang diciptakan untuk dapat mengenal karakteristik
suatu pekerjaan. Setiap jenis pekerjaan memiliki karakter yang berbeda. Berbeda
karakteristik pekerjaan akan menimbulkan perbedaan metode pengerjaannya,
peralatan yang digunakan, keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang
dimiliki oleh pekerjaan yang harus dipenuhi. Merancang suatu pekerjaan bertujuan
agar para pekerja dapat mengerjakan pekerjaannya secara efisien dan efektif.
Dalam merancang pekerjaan, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab antara
lain bagaimana melaksanakan pekerjaan, mengapa perlu dilaksanakan, kapan, dan
oleh siapa pekerjaan itu melaksanakannya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut
perancangan pekerjaan membutuhkan metode, waktu yang tepat, dan orang yang
sesuai untuk menghasilkan barang atau jasa secara efektif dan efisien.
Merancang pekerjaan yang tepat diawali dari identifikasi sasaran (goal
identification) dan pentingnya merancang pekerjaan, menentukan pendekatan –
pendekatan, dan pertimbang – pertimbangan hukum.
Rancangan pekerjaan
bertujuan untuk mempermudah menjelaskan suatu pekerjaan. Rancangan pekerjaan
yang baik akan menghasilkan tugas – tugas yang diselesaikan secara efisien dan
efektif. Tanpa rancangan pekerjaan yang baik akan mengeluarkan biaya yang
besar, disamping sasaran tidak tercapai pada awalnya, tenaga profesional akan
membutuhkan biaya dan waktu yang besar untuk merancang suatu pekerjaan, tetapi
akan menghasilkan hasil pekerjaan yang baik untuk kegiatan selanjutnya.
Luthans (2002)
mengemukakan bahwa job design is an increasingly important application
technique in the study of organizational behavior, especialy in light of
various reason trends. Rancangan pekerjaan berkenaan dengan mengatur pekerjaan,
tugas, dan tanggung jawab dalam unit kerja yang produktif (Mathis dan Jackson,
2001 : 93). Secara teknis, rancangan pekerjaan merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi
secara jelas dan merupakan tugas seorang manajer untuk mencari dan
mencocokkannya dengan kemampuan dan keterampilan yang dimiliki pekerjaannya.
Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan memperoleh hasil kerja yang baik
karena para pekerja umumnya dapat mengenal pekerjaan dengan baik. Sebagai
hasilnya akan terdapat tingkat produktivitas yang tinggi, kepuasan kerja, serta
perputaran karyawan dan abensi yang rendah.
Hasil penelitian yang
dilakukan F. W. Taylor dalam pendekatan manajemn ilmiah adalah pekerjaan
dirancang dengan tujuan efisiensi, yaitu menggunakan waktu dan tugas untuk
menentukan cara yang paling efisien dalam menghasilkan produk. Menurut
pandangan ilmu manajemen pekerjaan sangat terspesialisasi dalam mencapai
produktivitas yang tinggi. Teknik ini sering digunakan pada perusahaan yang
bergerak pada bidang perakitan, misalnya perusahaan – perusahaan manufaktur
yang berorientasi pada produksi.
Merancang pekerjaan pada
prinsip – prinsip manajemen ilmiah mempunyai dampak positif dan negatif. Dampak
positifnya adalah karyawan semakin terampil melaksanakan pekerjaannya, sehingga
produktivitas karyawan dapat meningkat. Di sisi lain, pekerjaan yang sederhana
dan berulang – ulang dapat menimbulkan kebosanan kerja, sehingga berdampak pada
ketidakpuasan kerja (dissatisfaction), tingkat absensi, dan perputaran kerjan
(employee turnover) yang tinggi. Prinsip – prinsip ilmu manajemen tidak berlaku
bagi para pekerja profesionalisme yang membutuhkan pengetahuan khusus. Umumnya,
prinsip – prinsip ilmu manajemen lebih tepat digunakan untuk karyawan produksi.
Merancang suatu pekerjaan
yang efektif merupakan suatu tugas yang sangat rumit. Kesulitan akan diperoleh
karena harus menyesuaikan dengan peralatan, karakteristik personalia, dan waktu
yang dibutuhkan. Hal lain lagi, pekerjaan yang sudah dirancang perlu
disesuaikan dengan lingkungan di mana pekerjaan itu diselesaikan. Manajer
sumber daya manusia memiliki tugas ini dengan penuh tanggung jawab untuk
kepentingan organisasi secara keseluruhan, dengan kemampuan, keterampilan, dan
pengetahuan yang dimilik pekerjanya. Merancang pekerjaan meliputi banyak faktor
yang memengaruhinya, antara lain 1) perubahan teknologi, 2) spesialisasi
pekerjaan, 3) tuntutan serikat pekerja, 4) kemampuan karyawan yang ada
sekarang, 5) tersedianya calon karyawan yang ada, 6) kesenjangan pengetahuan
dan kemapuan antar karyawan, dan 7) kebutuhan – kebutuhan psikologis dan sosial
dari pekerjaan.
Produksi atas barang dan
jasa selalu mengalami perubahan akibat mekanisme dan otomatisasi. Perubahan
teknologi selalu menjadi pemicu dilakukannya rancangan pekerjaan yang baru.
Kegiatan proses produksi semakin singkat, terdapat beberapa tugas yang
dihilangkan atau penambahan diakibatkan dari perubahan isi suatu pekerjaan.
Biasanya, perubahan teknologi akan mengurangi sejumlah tenaga kerja karena
memangkas sebagian rantai pekerjaan. Perubahan ini akan menuntut perubahan
spesifikasi pendidikan. Suatu pekerjaan akan membutuhkan tenaga kerja yang
memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang berbeda. Suatu kebijakan
yang dilakukan manajer adalah melakukan pengembangan karyawan yang merekrut
karyawan baru yang memiliki kualifikasi yang sesuai.
Spesialisasi pekerjaan
bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawan dalam
melaksanakan pekerjaan tertentu. Faktor ini membuat para karyawan menjadi ahli
dalam bidang pekerjaannya sehingga akan berakibat pada peningkatan
produktivitas. Spesialisasi pekerjaan akan menciptakan pengalaman yang dimiliki
seseorang atas pekerjaannya. Para karyawan yang berpengalaman memiliki
kiat-kiat untuk menghasilkan pekerjaan sesuai harapan, dan dapat menekan
penggunaan input sekecil mungkin. Seorang kasir di toko dapat dengan cepat
melakukan penghitungan uang, sehingga dapat melayani banyak pelanggan. Berdasarkan
keterampilan dan pengalaman yang dimiliki, bagian pemotongan pada perusahaan
sepatu dapat menghasilkan banyak pekerjaan pemotongan. Terlihat bahwa semakin
terspesialisasi pekerjaan akan meningkatkan hasil kerja yang dicapai karyawan,
hasilnya akan dapat meningkatkan produktivitas.
Serikat pekerja akan
berfungsi untuk menjaga martabat dan melindungi karyawan dalam kenyamanan
kerja. Perusahaan menghormati kesepakatan akan peraturan – peraturan yang
memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak baik pihak perusahaan maupun
karyawan itu sendiri. Suatu kemungkinan akan terjadi penundaan perubahan isi
pekerjaan walaupun terdapat perubahan teknologi. Sebagian manfaat ekonomi dan
organisasional yang hilang akan diganti melalui peningkatan hubungan dan kerja sama
industri yang diprakarsai serikat pekerja industri.
Suatu pertimbangan perlu
dicermati para manajer perusahaan atas kondisi karyawan baik di dalam
perusahaan maupun pasar tenaga kerja. Merancang pekerjaan dengan memerhatikan
persyaratan – persyaratan kerja yang ideal adalah suatu tindakan yang kurang
tepat dilakukan oleh praktisi sumber daya manusia bila kuantitas dan kualitas
tenaga kerja tidak mendukung. Mengubah isi pekerjaan dapat dilakukan dengan
memerhatikan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki karyawan
pada saat sekarang.
Kerja sama antar karyawan
dalam perusahaan sangat penting untuk memperoleh keuangan yang diinginkan.
Kesenjangan atas pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki pada setiap
karyawan akan memberikan hasil yang kurang memuaskan. Seorang karyawan yang
cekatan akan sulit ditiru oleh karyawan yang kurang pintar sehingga sulit untuk
dilakukan kerja sama yang baik. Sebagai akibatnya akan memberikan hasil kerja
yang kurang baik pula. Untuk memecahkan permasalahan seperti ini, para pemimpin
organisasi harus dapat mengatur keberagaman anggotanya.
Para pengelola perusahaan
perlu memerhatikan kebutuhan – kebutuhan psikologi dan sosial karyawannya.
Merancang pekerjaan berarti menuntut para karyawan untuk melaksanakan tugas – tugas
dan tanggung jawab sesuai persyaratan pekerjaan. Dalam kondisi yang demikian,
para karyawan akan bekerja secara terspesialisasi untuk meningkatkan hasil
pekerjaannya. Pada kenyataannya, kebanyakan perusahaan akan memperoleh hasil
yang memuaskan, namun pihak karyawan merasa kurang memperoleh kesejahteraan
karena kurang diperhatikan kebutuhan – kebutuhan psikoligis dan sosial sebagai
manusia. Tidak jarang para karyawan mengalami kebosanan kerja dengan
mengerjakan pekerjaan yang berulang – ulang, sehingga berdamoak pada
ketidakpuasan kerja. Akibat lain yang mungkin terjadi adalah tingginya
perputaran kerja dan tingkat absesnsi.
Secara umum, sebagai
akibat dari spesialisasi pekerjaan yang berlebihan akan menimbulkan kebosanan
kerja sehingga menyebabkan terjadinya ketidakpuasan kerja yang dialami
karyawan. Sebagai akibat dari tidakan itu akan terdapat perputaran karyawan dan
tingkat absesnsi tinggi. Para manajer perusahaan dapat mengatasi tindakan
tersebut melalui perputaran pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan pemerkayaan
pekerjaan. Melalui tindakan seperti ini membuat pekerjaan bervariasi, menarik
bagi karyawan untuk dikerjakan.
Hackman dan Oldham
mengemukan bahwa mengemukan bahwa kelima dimensi yang menjadi karakteristik
pekerjaan inti yaitu:
a.
Keanekaragaman
Keterampilan. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan dapat
diselesaikan menuntut keberagaman keterampilan.
b.
Identitas
Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan yang mencakup
seluruh elemen tugas dapat diidentifikasi untuk dikerjakan dari awal sampai
akhir dengan hasil baik.
c.
Keberartian
Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai
pengaruh besar terhadap pekerjaan lain.
d.
Otonomi.
Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan nemberikan kebebasan
pekerjanya untuk menyelesaikannya baik baik dalam menentukan jadual dan proses
pekerjaannya.
e.
Umpan
Balik. Dimensi ini untuk mengukur sejauhmana suatu pekerjaan memberikan
informasi baik atau buruk ke atas hasil pekerjaan individu dalam organisasi.
1.1
Komponen
– komponen Rancangan Pekerjaan
Perancangan pekerjaan
merupakan proses yang ditentukan dalam diciptakan oleh karakteristik dan
kualitas pekerjaan. Terdapat tiga komponen rancangan pekerjaan, yaitu:
a.
Komponen
Organisasional. Komponen ini berkaitan dengan menghasilkan pekerjaan –
pekerjaan yang efisiensi dengan memotivasi para pekerja. Dalam komponen ini,
terdiri dari tiga pendekatan yaitu:
·
Pendekatan
Mekanistik. Pendekatan yang lebih menekankan pada pencapaian produktuvitas
melalui efisiensi pekerjaan.
·
Aliran
Kerja. Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdapat berbagai kegiatan
untuk menghasilkan produk.
·
Praktik
– praktik Pekerjaan. Berbagai metode dan teknik biasa dilakukan tenaga
profesional untuk melaksanakan tugasnya.
b.
Komponen
Lingkungan
Faktor
lingkungan dalam rancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para
pekerja potensial serta pengharapan – pengharapan sosial. ada dua komponen
dalam kompenen lingkungan, yaitu:
·
Kemampuan
dan Tersedianya Karyawan.
·
Pengharapan
– pengharapan Sosial.
c.
Komponen
Perilaku
·
Otonomi.
Berarti melihat sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai ketergantungan terhadap
pekerjaan lain.
·
Variasi.
Berarti suatu pekerjaan menuntut pekerjanya memiliki keterampilan yang berbeda.
·
Identitas
Tugas. Pekerjaan yang memiliki skor identitas akan dapat dengan mudah
dikerjakan oleh pekerjanya, seluruh elemen tugas dapat dengan jelas dipahami
dari awal sampai akhir.
·
Umpan
Balik. Umpan balik yang tinggi atas suatu pekerjaan akan dapat memperbaiki
kinerja karyawannya.
1.2
Pendekatan
Perancangan Pekerjaan
Ada beberapa pendekatan
yang dapat digunakan untuk merancang suatu pekerjaan, yaitu:
a.
Pendekatan
Mekanistik. Pendekatan ini berkaitan dengan manajemen ilmiah, perancangan
pekerjaan lebih mengarah pada efisiensi secara teknis dan produktivitas.
b.
Pendekatan
Faktor Manusia. Pendekatan ini dalam rancangan pekerjaan menitikberatkan pada
kegiatan manusia dalam kegiatan proses produksi.
c.
Pendekatan
Motivasi. Pendekatan ini menitikberatkan pada hubungan manusia, di mana
pekerjaan dirancang untuk memotivasi pekerja dalam bekerja dan meningkatkan
kepuasan kerja.
d.
Pendekatan
Kontemporer Individual. Pendekatan ini adalah strategi yang digunakan dalam
perancangan pekerjaan untuk tujuan memotivasi karyawan dalam bekerja.
e.
Pendekatan
Kontemporer Tim. Pendekatan ini untuk merancang pekerjaan yang ditujukan pada
kelompok – kelompok dalam organisasi.
2.
Pengertian
Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan (job
analysis) adalah suatu konsep yang tidak dapat dipisahkan dari organisasi.
Organisasi merupakan sekumpulan pekerjaan yang dikerjaan oleh orang-orang yang
bekerjasama, baik pada bidang yang sama maupun bidang yang berbeda, yang ada
dalam suatu wadah untuk mencapai tujuannya. Tugas manusia dalam organisasi
adalah mengatur pekerjaan secara efisien dan efektif.
Pekerjaan-pekerjaan dalam
organisasi perlu dianalisis terlebih dahulu agar dapat dikerjakan secara
efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan organisasi. Menganalisis pekerjaan
dalam organisasi dibutuhkan informasi-informasi tentang isi (content), dan persyaratan
(reqruitment) dari pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan adalah
proses sistematis untuk mengenal karakteristik suatu pekerjaan. Berbagai
informasi dapat diperoleh melalui analisis pekerjaan mencakup tugas-tugas,
wewenang, dan tanggung jawab yang dituntut suatu pekerjaan. Dengan demikian,
tujuan dan analisis pekerjaan adalah memberikan uraian dan spesifikasi suatu
pekerjaan tertentu.
a.
Uraian
pekerjaan
Uraian pekerjaan (job
description) merupakan salah satu informasi dari analisis pekerjaan yang menyangkut
tentang tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dituntut oleh suatu pekerjaan.
Uraian pekerjaan sering juga disebut sebagai isi pekerjaan (job content), dalam
kenyataannya setiap pekerjaan memiliki isi yangberbeda-beda.
Secara umum, urutan dari
deskripsi pekerjaan membuat bagian yang mencakup:
1.
Identifikasi
pekerjaan
2.
Uraian
singkat tentang pekerjaan
3.
Tugas-tugas
yang dilaksanakan
4.
Tanggung
jawab pekerjaan
5.
Wewenang
atas pekerjaan
6.
Hubungan
dengan pekerjaan lain
7.
Bahan
dan peralatan yang dibutuhkan
8.
Konteks
pekerjaan
Identifikasi pekerjaan
berisi beberapa informasi seperti jenis pekerjaan, bagian, dan kode pekerjaan.
Jenis pekerjaan misalnya, misalnya manajer sumber daya manusia, supervisor
penjualan, dan bagian pemrosesan data.
Tugas-tugas yang dilaksanakan
pada suatu pekerjaan merupakan hal yang paling pokok pada uraian pekerjaan.
Setiap pekerjaan memiliki isi yang berbeda, sehingga tanggung jawab
yang dituntut setiap pekerjaan juga berbeda. Tanggung jawab pekerjaan merupakan
kewajiban-kewajiban yang dituntut setiap pekerjaan atas pemangkunya.
Tanggung jawab pekerjaan
dapat dijelaskan ke dalam beberapa kalimat, misalnya membuat sasaran pemasaran
atas suatu produk untuk memastikan pembagian pasar,membuat perencanaan dan
mengembangkan program-program pemasaran, menentukan dan merekomendasikan
strategi harga, atau berkomunikasi dengan periklanan.
Perlu ditegaskan pula
batas dan wewenang pemangku suatu pekerjaan, baik pada pelaksanaan maupun dalam
pengambilan keputusan, agar mempermudah kegiatan koordinasi dengan bidang
pekerjaan lain.
pada bagian berikutnya
akan dijelaskan hubungan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Pada
umumnya, suatu pekerjaan tidak akan selesai dikerjakan pada satu bidang
kegiatan saja, tetapi akan dilanjutkan pada bagian lain.
Bagian lain pada uraian
pekerjaan adalah menentukan bahan dan peralatan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan. Bagian ini bertujuan untuk dapat membantu setiap
pemangku pekerjaan membagi waktu dalam melaksanakan tugas-tugas pada suatu
pekerjaan.
Konteks pekerjaan (job
context) berkaitan dengan kondisi fisik dari suatu jenis pekerjaan atau
sifat-sifat dari suatu pekerjaan tersebut. suatu pekerjaan akan dapat
diselesaikan dengan baik bila lingkungan menerimanya. Sebagai contoh, pekerjaan
yang dikerjakan pekerja bangunan dapat dikerjakan diluar ruangan, sedangkan
untuk pekerjaan editor film dikerjakan didalam ruangan. Ada jenis pekerjaan
lain yang menuntut pekerjaannya untuk lama berdiri dan ada juga yang
mengharuskan duduk. Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa suatu pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik mengenal karakteristiknya kemudian menyesuaikan
lingkungan-lingkungan.
b.
Spesifikasi
Pekerjaan
Spesifikasi
pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan
dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman,
dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan
baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut
dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah
uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat
menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
Pada umumnya spesifikasi
pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas devinitif yang dibutuhkan
dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi
mengenai hal-hal berikut:
1.
Tingkat
pendidikan pekerja.
2.
Jenis
kelamin pekerja.
3.
Keadaan
fisik pekerja.
4.
Pengetahuan
dan kecakapan pekerja.
5.
Batas
umur pekerja.
6.
Nikah
atau belum.
7.
Minat
pekerja.
8.
Emosi
dan temperamen pekerja.
9.
Pengalaman
pekerja.
Spesifikasi pekerjaan
bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun
dari uraian pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak sama, misalnya
ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata atau tidak, serta
cantik atau tidak.
2.1
Proses
analisis pekerjaan
Para analisis pekerjaan
akan dapat melaksanakan tugasnya untuk mnghasilkan analisis pekerjaan yang
bermanfaat pada organisasi. Keefektifan suatu analisis pekerjaan akan dapat
membantu pelaksanaan tugas-tugas manajer sumber daya manusia dan para manajer
bidang lain dalam organisasi.
a.
Merencanakan
Analisis Pekerjaan
Sebagai langkah awal yang
penting dilakukan dalam analisis pekerjaan adalah perencanaan kegiatan ini
dilakukan sebelum pengumpulan informasi dari berbagai sumber.
b.
Mempersiapkan
analisis pekerjaan
Tugas para analisis
pekerjaan pada tahap ini adalah menentukan jenis pekerjaan menurut tinjauan
akan dilakukan pengidentifikasian tugas-tugas dalam pekerjan untuk mengetahui
karakter pekerjaan tersebut.
c.
Implementasi
Analisis Pekerjaan
Tahap ini mengumpulkan
dan menganalisis informasi. Berbagai informasi dikumpulkan untuk keperluan
analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
d.
Membuat
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
Setelah mengumpulkan dan
menganilis informasi, tahap selanjutnya para analis pekerjaan mempersiapkan
konsep deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
e.
Evaluasi
pekerjaan
Pada tahap ini deskripsi
dan spesifikasi pekerjaan perlu dilakukan evaluasi, apakah efektif untuk dapat
dilaksanakan selanjutnya.
2.2
Manfaat
Analisis Pekerjaan
·
Perancangan
pekerjaan, suatu perusahaan melakukan kegiatan perancangan pekerjaan agar
memperoleh hasil kerja yang efisien dan efektif.
·
Perencanaan
Sumber Daya Manusia, Kegiatan ini merupakan tugas manajer sumber daya manusia
untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan. Manfaat dari
informasi pada analisis pekerjaan akan dapat memenuhi tuntutan suatu pekerjaan.
·
Rekruitmen
dan seleksi, Rekruitmen merupakan proses mencari tenaga kerja untuk mengisi
kekosongan pekerjaan yang ada dalam perusahaan.
·
Pengembangan
Sumber Daya Manusia, Umumnya setiap karyawan dalam perusahaan membutuhkan
pengembangan.
·
Penilaian
Kinerja, Penilaian kinerja membutuhkan informasi tentang seberapa baik
kinerja setiap karyawan.
·
Perencanaan
karir, Perencanaan karir merupakan pandangan ke depan atas apa yang di
cita-citakan individu dengan peluang-peluang yang mungkin tersedian
pada organisasi.
Aktivitas
|
Jenis Informasi
|
Berorientasi pada Pekerjaan
|
1. Proses Pekerjaan
2. Catatan-catatan atas
tugas-tugas
3. Prosedur yang digunakan
4. Tanggung jawab pekerjaan
5. Lamanya suatu perkerjaan
untuk diselesaikan
|
Berorientasi pada Karyawan
|
1. perilaku manusia dalam
organisasi
2. pergerakan tubuh
3. kekuatan tenaga karyawan
|
Mesin dan Peralatan yang
digunakan
|
1. Jenis peralatan yang
digunakan
2. Fungsi mesin dan peralatan
yang digunakan
3. Kepentingan mesin dan
peralatan yang digunakan
4. Kemampuan mesin dan
peralatan yang digunakan
|
Bahan dan Pengetahuan yang
berkaitan dengan pekerjaan
|
1. pengetahuan yang berkaitan
dengan pekerjaan
2. keterampilan yang berkaitan
dengan pekerjaan
3. kemampuan yang berkaitan
dengan pekerjaan
4. Produk yang dibuat
|
Hasil Pekerjaan
|
1. Tingkah kesalahan
2. Standar Pekerjaan, seperti
kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu dalam menyelesaikannya
3. penggunaan bahan, peralatan,
tenaga kerja, dan biaya
|
Konteks Pekerjaan
|
1. jadwal Pekerjaan
2. Kompensasi
3. Kondisi Pekerjaan
|
Persyaratan Pekerjaan
|
1. Kepribadian
2. Pendidikan
3. Pengalaman Kerja
|
Pemberian Kompensasi,
kompensasi merupakan suatu kewajiban bagi pemberi pekerjaan unruk memberi
penghargaan atas jasa yang disumbangkan kayawan dari pekerjaannya.
Evaluasi pekerjaan, Evaluasi
pekerjaan berarti menilai sejauh individu melaksanakan aktivitas yang
merupakan tanggung jawabnya.
2.3
Teknik-teknik
Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
1.
Observasi
: Secara jelas. Metode ini membutuhkan peralatan seperti alat-alat tulis,
kamera, tape recorder, dan peralatan lain yang dapat membantu pengamat untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2.
Wawancara
Memahami suatu pekerjaan
dapat juga dilakukan melalui wawancara dengan pemangku pekerjaan dan
supervisor. Wawancara merupakan suatu metode yang biasa dilakukan para analis
pekerjaan untuk memperoleh informasi secara langsung dari responden. Para
manajer menggunakan tiga jenis wawancara : 1) wawancara individual dilakukan
kepada setiap karyawan, 2) wawancara kelompok dilakukan kepada kelompok
karyawan dengan pekerjaan yang sama, dan 3) wawancara satu atau lebih
supervisor yang mengetahui pekerjaan tersebut.
3.
Kuesioner
Metode kuesioner
merupakan cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi melalui sejumlah
daftar pertanyaan tentang suatu pekerjaan kepada para karyawan. Kuesioner
biasanya dapat dilakukan secara tertutup berarti memberikan pilihan jawaban ata
pertanyaan yang diajukan para analisis.
4.
Catatan
Karyawan
Suatu cara lain,
informasi pekerjaan dikumpulkan dengan meminta kepada para karyawan untuk
menguraikan tugas-tugas yang mereka lakukan sehari-hari dalam sebuah buku
harian atau log. Menggunakan metode ini, informasi dapat diperoleh secara
spontan sehingga kecil kemungkinan karyawan memberikan informasi yang tidak
benar. Para karyawan baru dalam mengerjakan pekerjaanya setiap hari, tentu saja
melakukan pencatatan atas deskripsi pekerjaanya untuk dapat dilakukan dengan
hasil yang lebih baik dikemudian hari.
5.
Kombinasi
Jarang sekali para analis
pekerjaan hanya menggunakan satu metode saja sebagai sumber untuk menganalisis
pekerjaan. Biasanya digunakan beberapa metode yang relevan dan saling
melengkapi untuk mencapai kesempurnaan dalam menganalisis pekerjaan. Untuk
menganalisis pekerjaan tatausaha dan administrasi misalnya, para analisis
mungkin menggunakan metode kuesioner, wawancara, dan observasi.
2.4
Metode
Analisis Pekerjaan
Berbagai metode yang
dapat digunakan untuk menganalisis pekerjaan, tetapi tidak ada yang dapat
dikatakan sebagai suatu metode yang lebih tepat diantara metode yang lain. Pada
bagian ini, akan diperkenalkan tiga metode analisis pekerjaan, antara lain : 1)
metode analisis pekerjaan fungsional, 2) kuesionar analisis posisi, dan 3)
kuesioner uraian jabatan manajemen. ,meskipun masih ada beberapa metode sebagai
pilihan yang mungkin dapat digunakan paraa analisis pekerjaan dalam
menganalisis pekerjaan, namun ketiga metode yang akan dibahas paling sering
digunakan.
1.
Analisis
Jabatan Fungsional
Analisis jabatan
fungsional telah dikembangkan oleh depatemen tenaga kerja AS untuk meningkatkan
penempatan dan penyuluhan kerja bagi setiap orang yang mendaftar di
kantor-kantor ketenagakerjaan pada daerah setempat.
Data
|
Manusia
|
Benda/Barang
|
0 = Mensintesis
|
0 = Mentor
|
0 = Menyiapkan
|
1 = Mengoordinasi
|
1 = Negosiasi
|
1 = Kerja Presisi
|
2 = Menganalisa
|
2 = Instruksi
|
2 = Mengoperasikan
|
3 = Menyusun
|
3 = Mengawasi
|
3 = Mengendalikan
|
4 = Menghitung
|
4 = Mengalihkan
|
4 = Manipulasi
|
5 = Menyalin
|
5 = Persuasi
|
5 = Merawat
|
6 = Membanding
|
6 = Isyarat
|
6 = Feeding, Offbearing
|
7 = Melayani
|
7 = Menangani
|
|
8 = Menginstuksi
|
Dalam penjelasan ini, FJA
memberikan penjabaran tentang pekerjaan yang dapat dijadikan sebagai dasar pada
setiap bagian yang telah dijelaskan diatas. Selain itu, FJA dapat pula
menjelaskan kegiatan, metode, mesin dan peralatan yang digunakan untuk
pekerjaan. Sebagai hasil dari pekerjaan, FJA dapat dijadikan sebagai dasar
untuk menilai kinerja, pleh karena itu FJA cocok digunakan untuk deskripsi
pekerjaan.
2.
Kuesioner
Analisis Posisi
Kuesioner analisis posisi
adalah kuesioner analisis pekerjaan terstruktur yang menggunakan daftar periksa
untuk mengidentifikasi unsur-unsur setiaap pekerjaan.
Butir-butir yang terdapat
pada PAQ memerhatikan faktor manusia ke berbagai aspek pekerjaan, sebagai
berikut :
1.
Sources
of information : dimensi ini berkaitan dengan dari mana seorang pekerja
mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.
2.
Information
processing and decision making critical to job performance : dimensi ini
berkaitan dengan berbagai proses mental pekerja.
3.
Physical
activity dan dexterity required of the job : berbagai aktivitas fisik dan
peralatan yang dibutuhkan untuk mengerjakan npekerjaan.
4.
Interpersonal
relationship required of the job. Dimensi ini memperlihatkan pentingnya
hubungan dengan orang lain untuk mengerjakan pekerjaan.
5.
Job
context : dibutuhkannya konteks fisik dan sosial pada lingkungan mana pekerjaan
suatu pekerjaan.
6.
Other
Characteristics required of the job : Berbagai kegiatan, peristiwa dan
karakteristik lain yang penting diketahui dan diperhatikan dalam mengerjakan
suatu pekerjaan.
Metode PAQ dapat
digunakan untuk semua jenis pekerjaan, termasuk pekerjaan manajerial. Berbeda
dengan pekerjaan non manajer, pekerjaan manajer sulit untuk ditetapkan secara
pasti karena kegiatannya bervariasi setiap waktu.
3.
Kuesioner
Uraian Jabatan Manajemen
Suatu metode yang dapat
digunakan untuk menganalisis jabatan manajerial adalah kuesioner uraian jabatan
manajemen. Melalui metode ini terdapat 13 komponen penting yang berkaitan
dengan pekerjaan manajer, antara lain :
1.
Perencanaan
pada bidang produk, pasar, dan keuangan
2.
Koordinasi
pada bagian-bagian yang ada dalam organisasi
3.
Pengawasan
bisnis internal
4.
Tanggung
jawab atas produk yang dihasilkan
5.
hubungan
dengan masyarakat, termasuk pelanggan
6.
Konsultasi
lanjutan.
7.
Keleluasaan
dalam berundak
8.
Komitmen
pada bidang keuangan
9.
Pelayanan
pada staf
10.
Pengawasan
11.
Kompleksitas
dan stres
12.
Tanggung
jawab keuangan pada tingkat lanjut
13.
Tanggung
jawab atas sumber daya manusia yang luas.
Metode ini diciptakan
untuk menganalisis pekerjaan manajerial yang berkaitan dengan tindakan perilaku
dalam pekerjaan.
2.5
Hasil
Analisis Pekerjaan
Informasi
yang diperoleh dari suatu pekerjaan tertentu baik mengenai isi,
maupun persyaratan dari suatu pekerjaan tertentu tersebut akan menghasilkan
rancangan pekerjaan. Rancangan pekerjaan dapat dispesialisasikan ke dalam tiga
karakteristik pekerjaan, antara lain rentang, kedalaman dan hubungan pekerjaan.
1.
Rentang
Pekerjaan
Dapat diketahui bahwa
suatu pekerjaan terdapat beberapa tugas yang merupakan karakter dari pekerjaan
tersebut. Pekerjaan tidak sama karena memiliki rentang yang berbeda. Rentang
pekerjaan menunjukkan sejumlah tugas-tugas yang terdapat pada suatu pekerjaan
harus diselesaikan oleh pemangkunya.
Individu yang
melaksanakan sepuluh tugas untuk menyelesaikan suatu pekerjaan memiliki rentang
yang lebih tinggi dibandingkan dengan seseorang yang hanya menyelesaikan lima tugas.
2.
Kedalaman
Pekerjaan
Berbeda dengan
karakteristik pekerjaan yang telah dijelaskan tentang rentang pekerjaan,
kedalaman pekerjaan menunjukkan keleluasaan individu untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Suatu pekerjaan memiliki karakter yang berbeda bila dilihat dari
ketergantungan suatu pekerjaan terhadap pekerjaan lainnya. Kedalaman pekerjaan
menggambarkan sejauh mana kebebasan individu untuk melaksanakan suatu pekerjaan
tertentu.
Suatu pekerjaan bila
dibandingkan dengan pekerjaan lain memiliki rentang dan kedalaman pekerjaan
yang berbeda pada suatu organisasi yang sama atau pada organisasi yang berbeda.
3.
Hubungan
Pekerjaan
Dalam organisasi besar
terdapat banyak macam pekerjaan yang sebetulnya memiliki hubungan antara satu
dengan yang laiinnya. Manajer membuat pengelompokkan atas pekerjaan yang
memiliki karakter sama dan menentukan rentang kendali. Kelompok pekerjaan
dibentuk menjadi tanggung jawab seorang manajer untuk melakukan koordinasi
dalam mencapai tujuan perusahaan. Keputusan seorang manajer juga menentukan
tanggung jawab dan wewenang atas suatu pekerjaan. Tindakan ini akan dapat
menentukan sifat dan luas hubungan pekerjaan baik secara individu maupun
kelompok dalam organisasi.
Suatu pertimbangan yang
sangat penting dipikirkan oleh manajer untuk menentukan rentang kendali (span
of control) suatu pekerjaan. Kesalahan dalam menentukan jumlah pekerja yang
dipimpin oleh seorang supervisor akan menimbulkan tidak efektifnya pengelolaan
kelompok tersebut.
Daftar pustaka :
-
Hani,
Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE.
Yogyakarta
- Sulistiyani,
Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Day.a Manusia:Konsep, Teori dan
Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik. Yogyakarta: Graha Ilmi
Komentar
Posting Komentar